Depuis quelques années, les services de l'Etat ont entamé une démarche vers la DEMATERIALISATION TOTALE de leurs flux administratifs et financiers avec toutes les collectivités de FRANCE et donc du JURA

Cette opération, initiée par les services de l'ETAT, se répercute au niveau départemental. Le SIDEC, à la demande de la préfecture du JURA, s'est ainsi engagé à accompagner toutes les collectivités adhérentes à franchir cette étape importante.

Un guide d'informations a été rédigé pour vous aider et vous accompagner sur cette opération complexe qui comporte de nombreuses étapes : PES, ACTES, COMEDEC, ... Vous pouvez le demander au Service Informatique et TIC du SIDEC en nous appelant au 03.84.47.83.69.

La dématérialisation d'une commune ou d'une intercommunalité se déroule en plusieurs phases :

  1. La collectivité doit, avant tout démarrage, se rapprocher de la Préfecture pour signer une convention sur la démarche de la dématérialisation (ACTES).
  2. La DGFiP du JURA établit ensuite un planning au Service Informatique et TIC du SIDEC pour que celui-ci coordonne les opérations techniques d'installation et de tests des logiciels de "DEMAT" par territoire (trésorerie).
  3. Le Service Informatique et TIC accompagne ensuite la collectivité concernant le paramétrage de son logiciel de gestion IDG, l'acquisition du ou des certificats numériques pour les élus et effectue les tests et premiers envois de données comptables au format dématérialisé.
  4. Le Service Informatique et TIC planifie ensuite les actions de formation à distance et d'assistance en liaison avec les services de la DGFiP.

Quels sont les domaines concernés par la dématérialisation dans les collectivités ?

L'INSEE : 

Chaque collectivité a la possibilité de transmettre les données d'état civil et/ou les avis électoraux à l'Insee par voie télématique. De nombreuses communes communiquent déjà leurs informations liées à la gestion de l'état civil ou du fichier électoral par des moyens dématérialisés. Cette transmission permet à l'Insee de mettre à jour le Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques dans des délais très rapides.

Aujourd'hui l'Insee étoffe et modernise ses dispositifs de télétransmission directe pour faciliter leur intégration dans les outils de gestion des communes.

Les Finances publiques :  

L'objectif de l'Etat est de dématérialiser l'ensemble des documents budgétaires émis par les collectivités afin de moderniser les moyens de création, transmission et contrôle de ces documents. Elle consiste à transformer les supports d'informations sous forme matérielle (souvent des documents au format papier) en des fichiers informatiques (au format XML).

Elle facilite les échanges entre trois acteurs principaux : les ordonnateurs, les comptables du Trésor Public et les juges des comptes. Elle permet d'échanger un flux de données unique qui prend en charge les pièces justificatives, d'intégrer la signature électronique (ordonnateur, agent chargé des télétransmissions, certificat numérique) sans rupture de la chaîne de confiance.

L'objectif pluriannuel de la dématérialisation est de :

           - supprimer ou limiter les flux papiers avec la dématérialisaiotn des factures à partir de 2017,

           - simplifier les procédures,

           - réduire les délais et les coûts de production et d'exploitation des informations.

La paie et les données sociales : 

Elle est mise en oeuvre sous deux aspects :

        - la transmission au comptable des données de la paie (mandats, bulletins et journaux),

        - la transmission des pièces justificatives (arrêtés,...),

Une dématérialisation des bulletins de paie est intéressante à partir d'une dizaine de bulletins. Les bulletins de paie destinés aux bénéficiaires ne sont pas concernés. Votre collectivité doit passer une convention tripartite avec la trésorerie et la Chambre Régionale des Comptes.

Il faut en effet que votre logiciel de paie soit compatible avec celui du comptable pour produire les fichiers au format souhaité (xml ou xhl).

Vous devez aussi avoir accès au portail Hélios de la DGFIP pour télétransmettre vos données.

Le parapheur électronique : 

Le parapheur électronique est un outil électronique pour valider des documents via un circuit qui peut être très simple (d'une personne émettrice vers une personne destinataire) ou plus complexe (d'un service émetteur vers un service destinataire en passant par le visa de différentes personnes qui peuvent stopper le processus à chaque étape).

Il remplace les visas et signatures papiers par des visas et signatures électroniques à valeur probante. Il peut être utilisé pour d'autres processus dématérialisés, validation ou signature de documents, demandes de congés, déclarations, ... Accessible via une interface web, il permet à l'agent ou à l'élu de se connecter en dehors de la collectivité.

Les flux circulent dans le parapheur électronique suivant le circuit que vous aurez préalablement défini. Pour signer les flux l'élu doit se doter d'un certificat électronique, une véritable « carte d'identité numérique » qui permet de signer les documents dématérialisés.

Remarque : la signature électronique d'un document a, en France, la même valeur légale qu'une signature manuscrite, conformément au décret d'application n° 2001-272 du 30 mars 2001 de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000. 

Les marchés publics : 

La dématérialisation des marchés publics permet de conclure des marchés par voie électronique, avec la messagerie électronique, ou par l'emploi d'une plateforme en ligne sur internet comme celle du SIDEC du JURA.

 La dématérialisation n'a aucun effet sur les règles de l'achat public qui sont donc applicables aux achats effectués par voie dématérialisée.

 La dématérialisation est un outil au service d'une politique de la collectivité sur la voie de la dématérialisation. La principale difficulté consiste à convaincre les entreprises d'utiliser les plateformes en ligne qu'elles soient nationales ou locales. En amont cependant, la collectivité doit s'interroger sur l'organisation interne à mettre en place pour intégrer les processus dématérialisés. 

Les actes : 

Il est possible de télétransmettre vos actes en adhérant au système « ACTES » (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé) mis en place par le ministère de l'Intérieur. Ce projet s'inscrit dans le cadre de la modernisation de l'État à laquelle il contribue par le développement de l'e-administration.

Afin de vous informer précisément des conditions techniques et financières de cette opération de DÉMATERIALISATION, nous recommandons aux adhérents de joindre, par courriel, le Service Informatique et TIC du SIDEC à l'adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.